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Zehn Jahre aufbewahren – was das praktisch bedeutet
Die Frist steht in einem Satz und ist schnell überlesen. Sie ist aber die einzige Anforderung der Maschinenverordnung, die nicht am Tag der Auslieferung erfüllt werden kann – sondern über ein Jahrzehnt hinweg.
STAND 4. SEPTEMBER 2026 · LESEZEIT 6 MINUTEN
Kurz gesagt
Mindestens zehn Jahre – für die Unterlagen. Der Hersteller muss die technischen Unterlagen und die EU-Konformitätserklärung mindestens zehn Jahre lang für die Marktüberwachungsbehörden bereithalten, gerechnet ab dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme. Art. 10 Abs. 3
Länger, wenn die Maschine länger lebt – für den Online-Zugang. Wird die Betriebsanleitung digital bereitgestellt, muss sie während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine online bleiben und in jedem Fall mindestens zehn Jahre. Bei einer Maschine mit zwanzig Jahren Lebensdauer sind es also zwanzig Jahre. Art. 10 Abs. 7 c
Beide Fristen laufen je Maschine. Nicht je Baureihe, nicht je Baujahr. Die zuletzt ausgelieferte Maschine bestimmt, wie lange Sie die Unterlagen dieser Baureihe brauchen.
Gegengelesen am 6. September 2026. Grün hinterlegt und mit einem ✓ versehen ist jede Aussage über den Wortlaut der Verordnung – 2 auf dieser Seite, alle vom Betreiber fachlich bestätigt.
Besucher sehen diese Markierungen nicht. Sichtbar werden sie nur, wenn ?pruef an der Adresse hängt.
Was aufbewahrt werden muss
Es geht nicht nur um die Betriebsanleitung. Aufzubewahren sind die technischen Unterlagen – also alles, worauf sich Ihre Konformitätserklärung stützt:
- die Risikobeurteilung mit den daraus abgeleiteten Maßnahmen
- Zeichnungen, Schaltpläne, Berechnungen, soweit für die Beurteilung nötig
- angewandte Normen und wie sie umgesetzt wurden
- Prüfberichte und Nachweise, auch von Zulieferern
- die Betriebsanleitung in der ausgelieferten Fassung
- die EU-Konformitätserklärung
„In der ausgelieferten Fassung“
Das ist der Punkt, der in der Praxis am meisten Ärger macht. Wenn die Betriebsanleitung zwischenzeitlich dreimal überarbeitet wurde, hilft die aktuelle Fassung nicht weiter. Gefragt ist die, die dieser Maschine beilag – und dass Sie zeigen können, dass es diese war.
Ab wann die Frist läuft
Maßgeblich ist das Inverkehrbringen: der Zeitpunkt, zu dem die Maschine erstmals auf dem Unionsmarkt bereitgestellt wird. Nicht der Konstruktionsbeginn, nicht das Baujahr auf dem Typenschild, nicht das Rechnungsdatum.
Daraus folgt etwas, das oft übersehen wird: Bei einer Baureihe läuft für jede einzelne Maschine eine eigene Frist. Wenn Sie denselben Typ von 2027 bis 2033 bauen, brauchen Sie die Unterlagen dieser Baureihe bis 2043 – zehn Jahre nach dem letzten Exemplar.
Was „erreichbar“ bei digitaler Bereitstellung heißt
Solange die Betriebsanleitung auf Papier beilag, war die Aufbewahrung ein Thema für Ihr eigenes Archiv. Wer digital bereitstellt, gibt eine Zusage nach außen: Die Betriebsanleitung muss während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine online bleiben – und mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen.
Der Zehnjahreswert ist damit eine Untergrenze. Wer Maschinen baut, die erfahrungsgemäß zwanzig oder dreißig Jahre laufen, verspricht mit dem QR-Code auf dem Typenschild einen entsprechend längeren Zeitraum. Für die technischen Unterlagen im eigenen Archiv gilt dagegen die schlichte Untergrenze von zehn Jahren Art. 10 Abs. 3 – zwei Fristen, die man nicht durcheinanderbringen sollte.
Das ist eine andere Art von Verpflichtung. Ein Ordner im Keller wird nicht dadurch ungültig, dass niemand hinsieht. Eine Internetadresse schon: Sie funktioniert oder sie funktioniert nicht, jeden Tag neu, über die ganze Lebensdauer der Maschine.
Rechnen Sie einmal nach
Schon zehn Jahre sind länger als die durchschnittliche Lebensdauer einer Firmenwebsite, länger als die meisten Verträge mit einem Internetanbieter und in vielen Betrieben länger, als der Kollege bleibt, der das damals eingerichtet hat.
Fünf Gründe, aus denen die Frist in der Praxis reißt
1. Die Website wird neu gebaut
Der häufigste Fall. Neue Website, neue Adressen, alte Links tot. Niemand denkt an die PDFs, auf die Typenschilder von 2028 zeigen.
2. Die Domain wechselt
Firmenname geändert, Marke geschärft, Unternehmen verkauft. Die alte Domain läuft aus – und mit ihr jeder QR-Code, der darauf zeigt.
3. Der Zuständige geht
Das Wissen, wo die Dateien liegen und warum die Ordnerstruktur so ist, hängt an einer Person. Ist sie weg, findet niemand mehr die Fassung von 2029.
4. Das Dateiformat veraltet
Weniger dramatisch als früher, aber real: Wer heute in einem Format speichert, das nur ein bestimmtes Programm liest, verlässt sich darauf, dass es dieses Programm 2038 noch gibt. PDF ist deshalb die vernünftige Wahl, nicht das Quellformat.
5. Es fehlt der Nachweis, welcher Stand galt
Selbst wenn alle Dateien noch da sind: Können Sie belegen, dass genau diese Fassung der Maschine beilag? Ohne Prüfsumme oder ein anderes Merkmal ist das im Streitfall schwer.
Was eine Behörde verlangen kann
Auf begründetes Verlangen einer zuständigen nationalen Behörde muss der Hersteller die Unterlagen vorlegen, die für den Nachweis der Konformität nötig sind – in einer Sprache, die diese Behörde leicht versteht.
Das passiert nicht willkürlich, sondern in aller Regel aus einem Anlass: nach einem Unfall, bei einer Marktüberwachungsaktion, auf Beschwerde eines Betreibers. Genau dann ist der Zeitdruck hoch und die Fundstelle Jahre alt.
Der praktische Rat
Legen Sie nicht die Dateien ab, sondern den Zugang. Eine Adresse je Maschine, die unabhängig von Ihrer Website und Ihrer Ordnerstruktur funktioniert, überlebt alle fünf Fallstricke oben. Alles andere ist die Hoffnung, dass in zehn Jahren niemand aufräumt.
Genau dafür ist MVO-Doku gebaut
Eine feste Adresse je Maschine, unabhängig von Ihrer Website. Wir sagen die Erreichbarkeit für die volle Aufbewahrungszeit vertraglich zu, sichern täglich und legen zu jeder Freigabe einen Beleg mit Prüfsumme je Dokument ab – damit sich noch in Jahren belegen lässt, welcher Stand galt. Herunterladen können Sie alles jederzeit vollständig.
Ansehen, wie das gelöst istWeiterlesen
Diese Seite ist von Praktikern für Praktiker geschrieben und gibt den Stand vom 4. September 2026 wieder. Sie ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist allein der Wortlaut der Verordnung (EU) 2023/1230.