Datenschutzerklärung

Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 13 DSGVO.

1. Verantwortlicher

RAINER KALETSCH GmbH
Königsberger Straße 25, 57319 Bad Berleburg, Deutschland
Vertreten durch Bryan Bendfeldt · Amtsgericht Siegen, HRB 6659
E-Mail: info@mvo-doku.de · Telefon: +49 2751 92046-0

MVO-Doku ist ein Dienst der RAINER KALETSCH GmbH. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die Voraussetzungen des § 38 BDSG liegen nicht vor.

2. Welche Daten wir verarbeiten

a) Konto- und Firmendaten

Bei der Registrierung und Nutzung speichern wir: E-Mail-Adresse, Firmenname, Anschrift, Kontaktadresse sowie ein verschlüsseltes (gehashtes) Passwort. Das Passwort selbst wird zu keinem Zeitpunkt im Klartext gespeichert.

b) Maschinen- und Dokumentendaten

Zu jeder Maschine speichern wir die eingegebenen Stammdaten (Bezeichnung, Typ, Serien-Nr., Baujahr, Datum des Inverkehrbringens, Kontaktadresse) sowie die hochgeladenen PDF-Dokumente (z. B. Betriebsanleitung, Konformitätserklärung, Risikobeurteilung). Diese können personenbezogene Daten enthalten, soweit der Nutzer sie einstellt.

c) Protokolldaten

Zugriffe über einen Behörden-Zugangslink werden mit Zeitpunkt und aufgerufenem Dokument protokolliert (Nachweis der Bereitstellung gegenüber der Marktüberwachung).

d) Zugriffszähler für QR-Code und Link

Für jede freigegebene Maschine zählen wir, wie oft die öffentliche Seite geöffnet, ein Dokument abgerufen oder der Betreiber-Bereich entsperrt wurde. Gespeichert wird dabei ausschließlich eine Tagessumme je Maschine – also „an diesem Tag so oft". Es werden keine IP-Adressen, keine Uhrzeiten, keine Browser-Kennungen und keine Kennungen gespeichert, die einen Rückschluss auf eine Person zulassen. Eine Zuordnung zu einzelnen Personen ist technisch nicht möglich, auch nicht durch uns.

Zweck ist die Auskunft an den Hersteller, ob seine Dokumentation überhaupt abgerufen wird; Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Zahlen sind ausschließlich dem jeweiligen Hersteller und dem Betreiber dieser Plattform zugänglich, nicht der Öffentlichkeit.

e) Server-Logdaten

Der Webserver des Hosters führt ein Zugriffsprotokoll (Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode, Browser-Kennung). Die IP-Adresse wird darin gekürzt gespeichert — bei IPv4 werden die letzten beiden Blöcke, bei IPv6 die hinteren Stellen durch Nullen ersetzt (z. B. „91.98.0.0" statt der vollständigen Adresse). Eine Zuordnung zu einer Person ist damit nicht möglich. Zweck ist die Betriebssicherheit und die Erkennung von Störungen; Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

f) Anforderung der Betriebsanleitung in Papierform

Auf der öffentlichen Seite jeder Maschine kann die Betriebsanleitung beim Hersteller in Papierform angefordert werden. Dabei werden die eingegebenen Angaben gespeichert und an den Hersteller weitergeleitet: Name, E-Mail-Adresse sowie – soweit angegeben – Firma, Telefonnummer, Anschrift und eine Nachricht, jeweils zusammen mit der betroffenen Maschine und dem Zeitpunkt. Eine IP-Adresse wird dabei nicht gespeichert.

Zweck ist ausschließlich, dem Hersteller die Erfüllung seiner Pflicht aus der Maschinenverordnung zu ermöglichen und ihm die Kontaktaufnahme zu erlauben; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit der Verordnung (EU) 2023/1230, ergänzend das berechtigte Interesse an der Abwicklung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Empfänger ist allein der Hersteller der betreffenden Maschine. Eine Bestellung, ein Vertrag oder eine Zahlungspflicht entsteht dadurch nicht. Die Angaben werden nicht für Werbung verwendet und nicht an Dritte weitergegeben. Der Anfragende erhält eine automatische Eingangsbestätigung an die angegebene Adresse.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

4. Cookies

Wir setzen ein einziges, technisch notwendiges Cookie zur Anmeldung („Session-Cookie"). Es enthält nur eine zufällige Sitzungsnummer, keine persönlichen Daten, und ist für den Betrieb erforderlich (keine Einwilligung nach § 25 Abs. 2 TDDDG nötig). Tracking- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

a) Hosting

Die Anwendung und die hochgeladenen Dokumente liegen bei Uberspace, Kaiserstr. 15, 55116 Mainz (Anbieter: Jonas Pasche, Kaiserstr. 15, 55116 Mainz), in einem Rechenzentrum in Deutschland. Mit dem Hoster besteht ein Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AV-Vertrag) nach Art. 28 DSGVO (Stand 07.09.2026). Danach findet die Verarbeitung ausschließlich in Deutschland, der EU oder dem EWR statt.

b) Buchhaltung und Rechnungsstellung

Für die Rechnungsstellung übermitteln wir die Stammdaten des Kunden (Firmenname, Anschrift, Kundennummer, Rechnungs-E-Mail, ggf. USt-IdNr. und Steuernummer) sowie die abzurechnenden Leistungen an sevDesk GmbH Im Unteren Angel 1, 77652 Offenburg (Amtsgericht Freiburg, HRB 710506). Der Versand der Rechnung erfolgt von dort. Mit der sevDesk GmbH besteht ein Auftragsverarbeitungs-Vertrag nach Art. 28 DSGVO (Stand 03.09.2026). Dokumente der Kunden (Betriebsanleitungen, Risikobeurteilungen o. Ä.) werden nicht übermittelt. Verarbeitung in Deutschland; Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie die steuerliche Aufbewahrungspflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 14b UStG).

c) Anhang-III-Check der Betriebsanleitung

Der Vollständigkeits-Check der Betriebsanleitung gegen die Pflichtinhalte des Anhangs III läuft vollständig auf dem eigenen Server: Der Text der PDF wird dort ausgelesen und mit einer festen Stichwortliste abgeglichen. Dabei findet keine Übermittlung an Dritte und keine Übermittlung in ein Drittland (z. B. die USA) statt. Es kommt kein externer KI-Dienst zum Einsatz; die Betriebsanleitung verlässt den Server nicht.

d) Prüfung der USt-IdNr.

Gibt ein Kunde eine USt-IdNr. an und lässt sie prüfen, wird sie an den Bestätigungsdienst der Europäischen Kommission (VIES) übermittelt. Übertragen werden nur Länderkürzel und Nummer, keine weiteren Angaben. Das Ergebnis wird mit Datum gespeichert, weil es als steuerlicher Nachweis aufzubewahren ist (§ 14b UStG). Rechtsgrundlage: rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

e) Mailversand

Nachrichten des Dienstes — Bestätigung der E-Mail-Adresse, Passwort-Rücksetzung, Freigabe-Beleg, Erinnerungen und Löschbestätigungen — werden über den Mailserver der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin (Amtsgericht Charlottenburg, HRB 79450) versandt. Übermittelt werden die Empfängeradresse und der Inhalt der jeweiligen Nachricht; die Verarbeitung findet in Deutschland statt. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Über jede versandte Nachricht führen wir intern ein Protokoll (Zeitpunkt, Empfänger, Betreff, Erfolg oder Fehlermeldung). Es dient dem Nachweis, dass Pflichtnachrichten tatsächlich abgingen — etwa der Beleg über eine Freigabe. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse an der Nachweisbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5 f) Wenn Sie der Verantwortliche sind: Auftragsverarbeitung

Legen Sie als Hersteller Dokumente bei uns ab, in denen personenbezogene Daten stehen — etwa der Name der nach Anhang V der Maschinenverordnung bevollmächtigten Person oder ein Ansprechpartner in der Betriebsanleitung —, dann verarbeiten wir diese Daten in Ihrem Auftrag. Sie sind insoweit Verantwortlicher, wir sind Auftragsverarbeiter. Art. 28 Abs. 3 DSGVO verlangt dafür einen Vertrag.

Wir stellen ihn bereit. Der vollständige Text mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen und der Liste unserer Unterauftragnehmer steht offen zum Nachlesen — und lässt sich dort mit einem Knopf anfordern:

Zum Auftragsverarbeitungsvertrag →

6. Speicherdauer

Dokumente und Maschinendaten werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht der Maschinenverordnung vorgehalten — das sind 10 Jahre ab dem Inverkehrbringen der jeweiligen Maschine, frühestens ab dem 20. Januar 2027.

Konto- und Firmendaten werden bis zur Löschung des Kontos bzw. bis zum Ablauf dieser Pflichten gespeichert. Rechnungsdaten unterliegen der steuerlichen Aufbewahrungspflicht (§ 14b UStG, § 147 AO) und bleiben davon unberührt.

Anforderungen der Betriebsanleitung in Papierform werden für die Dauer der Aufbewahrungsfrist der betroffenen Maschine gespeichert. Sie belegen, wann eine Anforderung einging — das kann für den Hersteller im Streitfall entscheidend sein.

Datensicherungen: Der Server wird täglich gesichert. Löschen Sie Daten — eine Maschine, ein Dokument oder Ihr Konto —, verschwinden sie sofort aus dem laufenden Betrieb und sind über den QR-Code nicht mehr erreichbar. Aus den Sicherungen des Hosters fallen sie technisch bedingt mit einem Versatz von bis zu sieben Wochen heraus (automatisiertes Verfahren, siehe § 2.3 des Auftragsverarbeitungs-Vertrags mit dem Hoster). Ein Zugriff auf diese Sicherungen findet im laufenden Betrieb nicht statt; sie dienen allein der Wiederherstellung nach einem technischen Ausfall.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77).

Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht an info@mvo-doku.de.

8. Zuständige Aufsichtsbehörde

Maßgeblich ist der Sitz des Verantwortlichen in Nordrhein-Westfalen:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0 · www.ldi.nrw.de

9. Verarbeitung in Deutschland — und die eine Ausnahme

Alles, was MVO-Doku selbst verarbeitet, bleibt in Deutschland. Die Anwendung, Ihre Dokumente und die Sicherungen liegen in einem deutschen Rechenzentrum. Für den Vollständigkeits-Check der Betriebsanleitung wird kein externer KI-Dienst eingesetzt; die Betriebsanleitung verlässt unseren Server nicht. Unsere eigenen E-Mails versenden wir über einen deutschen Anbieter.

Die Ausnahme betrifft den Rechnungsversand. Rechnungen und Mahnungen werden von unserem Buchhaltungsdienstleister sevDesk versendet (Abschnitt 5 b). sevDesk setzt dafür Unterauftragnehmer ein, die einen Drittlandsbezug haben können:

Für beide bestehen Garantien nach Kapitel V DSGVO: die Teilnahme am EU-US Data Privacy Framework sowie Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Die jeweils aktuelle Liste der Unterauftragnehmer veröffentlicht sevDesk unter sevdesk.de/datenschutz.

Was NICHT dorthin gelangt: Ihre Dokumente — Betriebsanleitungen, Konformitätserklärungen, Risikobeurteilungen — werden sevDesk zu keinem Zeitpunkt übermittelt. An die Buchhaltung gehen ausschließlich Ihre Stammdaten und die abzurechnenden Leistungen.

Eine weitere Übermittlung außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt. Die freiwillige Prüfung einer USt-IdNr. läuft über den Bestätigungsdienst der Europäischen Kommission (Abschnitt 5 d) und bleibt innerhalb der EU.

10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Der Anhang-III-Check gleicht den Text einer Betriebsanleitung mit einer festen Stichwortliste ab und zeigt das Ergebnis an; er trifft keine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung und ist ausdrücklich unverbindlich. Ob und wie der Hersteller darauf reagiert, entscheidet allein er.

11. Bereitstellung der Daten

Die bei der Registrierung erhobenen Angaben (Firma, Anschrift, E-Mail) sind zur Erfüllung des Vertrags und zur Rechnungsstellung erforderlich; ohne sie kann der Vertrag nicht geschlossen werden. Die Anschrift ist zusätzlich Pflichtangabe nach § 14 UStG und, soweit sie auf dem Typenschild erscheint, nach Anhang III 1.7.3 der Maschinenverordnung. Freiwillig sind Angaben wie USt-IdNr., Steuernummer und Bestellnummer.

12. Datensicherheit

Die Verbindung zu dieser Anwendung ist durchgehend mit TLS verschlüsselt. Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert und sind auch für uns nicht lesbar; das gilt ebenso für das Passwort, mit dem ein Hersteller seine Betreiber-Ebene schützt. Zugangslinks für Behörden sind zufällig erzeugt, befristet und werden nur als Hash gespeichert. Die Daten werden täglich gesichert.

13. Widerspruchsrecht

Soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO).

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert — etwa wenn ein weiterer Dienstleister hinzukommt. Maßgeblich ist die jeweils hier veröffentlichte Fassung; der Stand steht am Ende dieser Seite.

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